1.صرف زمان کافی را برای آنکه جزییات محصول خود را مشخص کنید
هیچ گاه این تصور را نداشته باشید که تامین کننده مورد نظر شما تمامی خواسته ها و انتظارات شما را از پیش می داند ، سوء تعبیر هایی که در الزامات محصول پیش می آید ، منشا بسیاری از مغایرت های بین خریداران و تامین کنندگان حتی معتبر است . شما بعنوان یک خریدار می توانید با شفاف سازی هر چه بیشتر نیازمندیها ، این احتمال را کاهش دهید.
نمونه ای واقعی که در ذیل آمده است می تواند نشان دهنده این موضوع باشد :
یک شرکت اروپایی SME ( تجارت و سرمایه گذاریهای کوچک و متوسط ) تجهیزات ساختمانی به دنبال یک قطعه الکترو مکانیک خاص برای محصولاتش می گشت . این یک محصول پیچیده بر اساس استانداردهای تکنولوژی روز به شمار می آمد ، اما برخی ویژگی های سفارشی ساز ابتدایی باید در آن در نظر گرفته می شد تا بتواند پاسخگوی جنبه های مختلف نیاز مشتری باشد . ما شماری از تامین کنندگان با صلاحیت را برای مشتری مشخص کردیم به همراه نقشه ها و الزامات عملکردی قطعه به انضمام تعدادی نمونه و لیست قیمت تعدادی از تامین کنندگان منتخب که تکمیل کرده بودیم و اکنون زمان آن رسیده بود که در طی یک بازدید حضوری از تامین کننده با حضور خود مشتری ، تمامی تواناییها و راهکاری فنی و قیمت نهایی سازنده ارزیابی گردد.
برای هر کدام از تامین کنندگان به نوعی ناسازگاری بین نیازمندیهای کاربردی و نمونه هایشان دیده می شد. میزان گشتاور مورد نیاز نمونه ها و آنچه که در مشخصات فنی درخواست شده بود تفاوت داشت. مذاکرات با تامین کنندگان به شکل زیر پیش رفت :
v سازنده شماره 1 :
تامین کننده : ما میزان گشتاور را بر روی نمونه شما اندازه گرفته و عدد xxx را خواندیم ، اما مشخصات مطلوب شما yyy بوده است ، کدامیک را بعنوان معیار قرار دهیم ؟
خریدار : شما بایستی الزمات اعلام شده را ملاک قرار دهید ، اگر قرار باشد تغییراتی در آن بوجود آوریم می بایستی مجدداً محصولات را ارزیابی و استاندارد کیفی اخذ نماییم.
v سازنده شماره 2 :
تامین کننده : مشخصات درخواستی شما برای ما واضح نیست ، آزمایشگاه ما نشان می دهد که گشتاور محصول شما yyy نیوتن متر است در شرایطی که طبق گفته شما می بایستی xxx باشد. کدامیک از اینها می بایستی ملاک طراحی ما قرار گیرد ؟
خریدار : شما گشتاور را اندازه گرفته اید ، این محصولی است که ما در سیستمهای خود از آن استفاده می کنیم لطفاً فقط به نمونه ها توجه کنید ، ما نتایجی مشابه با نمونه های موجود می خواهیم.
آیا متوجه مشکل شدید ؟ مطمئنم که شده اید ، این همان زمانی است که مشابه زمان شروع تیک تیک یک بمب ساعتی است !
اول اینکه این دو تامین کننده نهایتاً یک محصول را تولید نمی کنند و این مقایسه قیمت ها را دشوار می کند.
دوم اینکه زمانی که محصولات از کارخانه بیرون می آیند بر اساس کدام استاندارد تست شده و تایید یا رد صلاحیت می گردند ؟
شاید در برخی موارد شدت این مشکلات کمتر از سر حد عنوان شده در بالا باشد ، اما مراقب باشید که از این شرایط همواره اجتناب کنید.
2. ارزیابی تامین کنندگان پیش و یا پس از استعلام قیمت
اخذ قیمت تامین کنندگان اگرچه ظاهراً کار ساده ای به نظر می رسد ، اما الزاماً به معنی معتبر بودن آن نیست. استعلام ها تنها زمانی خوب و مفید هستند که مشخص باشد شامل چه مواردی است. قیمت های پایین مزیتی ندارد زمانی که با خواسته های کیفی و فنی شما تطابق نداشته و یا از تامین کننده ای باشد که نمی تواند محصول مناسب ارائه دهد.
زمانی که درخواست قیمت دارید ، قبل از آنکه بخواهید آنها را با جدیت پیگیری کنید ، می بایستی تامین کننده را ارزیابی نمایید.آیا آنها جدیت لازم را دارند ؟ آیا آنها دقیقاً متوجه نیازهای ما شده و قیمت را بر این اساس اعلام کرده اند؟آیا آنها تلاش بر این نداشته اند که صرفاً این تجارت را بر عهده گرفته و در آینده بخواهند برنامه ای برای بی توجهی به استانداردها و یا افزایش قیمت ها داشته باشند ؟
اخیراً ما تامین کنندگان معتمدی را برای شیشه های حرارت دیده شده خاص برای یک کاربرد صنعتی جستجو می کردیم.به موازات این تحقیقات ، مشتری ما یک درخواست قیمت را بر روی سایت mfg.com ثبت کرده بود و یک قیمت بسیار جذاب را از یک تامین کننده ای که از امکانت آنلاین هم بهره می برد ، گرفته بود.قیمتها واقعاً رقابتی بود ، با تجربه کمی در تجارت با چین ، مشتری پیرامون این موضوع با ما مشورت کرده و قیمت و مذاکرات رد وبدل شده را مطرح نمود تا ارزیابی های آتی انجام پذیرد . فکر ایده آلی به نظر می رسید .
مهندس منبع یابی ما با موبایل فرد رابط آن شرکت تماس گرفته و در طی یک مذاکره کوتاه و مبهم، مکالمه به این شکل به پایان رسید : " ببخشید من در حال حاضر خیلی نمی توانم صحبت کنم ، بعداً با شما تماس می گیرم " مکالمه حس خاصی داشت ، یک چیزی درست به نظر نمی رسید ، مهندس ما مجدد این بار با شماره شرکت تماس گرفت و جویای فرد موردنظر شد و اینطور پاسخ شنید که " متاسفیم ، این شخص دیگر در این شرکت مشغول به کار نیست "
قیمت اعلامی نادرست و متقلبانه بوده و فردی که با وی تماس گرفته شده بود با اطلاعات شرکت پیشین خود به برخی مشتریان همچنان دسترسی داشت.
شما هم خوب است که هرچه سریعتر این موضوع را در کارهای خود جاری سازید و به این نکته توجه داشته باشید که قیمت پایین جالب است ولی می تواند به منزله مشکلاتی نیز باشد.
این مورد نیز ممکن است که یک حالت حدی باشد اما غالباً شما پیشنهاداتی وسوسه انگیز از این دست از برخی افراد ناوارد و یا بی صلاحیت و بدون دقت لازم دریافت می کنید اما پیش از اینکه مجذوب آنها شوید آرامش خود را حفظ کرده و با تامین کنندگان ذی صلاح ادامه همکاری دهید .
3. ساده نگاری درخواستهای قیمت نباید به معنای ناقص بودن آنها باشد
این مورد هم که در ابتدا به اختصار به آن پرداختیم در این جا با ذکر یک نمونه واقعی روشن تر می گردد که در آن یک پروپوزال درخواست قیمت ساده ولی کامل به ما کمک کرد که بعدها در پروسه منبع یابی بخش قابل توجهی از هزینه های مشتری ذخیره گردد.
سند درخواست قیمت :
هشت پاراگراف به انضمام نقشه ها و تصاویر ، اسناد و مشخصه های فنی کامل ، الزامات پروسه تولید ، بسته بندی و حتی لیبل گذاری ، تولید نمونه و آدرس های ارسال همگی در پنج صفحه ، دیگر جایی برای اشتباه باقی نمی گذارد.
بعدها در حین انجام پروسه ، مشتری نمونه های تولید شده توسط تامین کننده را رد کرد که البته یک مجموعه نمونه دیگری درخواست شد.دانستن این مسئله که این مورد می تواند هزینه های اضافی را مشمول گردد تامین کننده اعلام کرد که می تواند این نمونه ها را مجدد تولید کند اما می بایستی هزینه های حمل آنها به اروپا پرداخت گردد.
این چنین مذاکراتی همواره با تامین کنندگان چینی بوجود می آید ، اگرچه می توان آنها را مدیریت کرد اما زمان و انرژی زیادی اتلاف می کند .
در این مورد خاص ، درخواست قیمت مختصر نشان می داد که هزینه های حمل بر عهده تامین کننده است و این باعث شد تا مباحثه راحت تر به نتیجه رسیده و همانطور که پیش از این به صورت شفاف در متن درخواست قیمت اشاره شده بود ، این قبیل هزینه ها بر عهده تامین کننده است.
این تنها یک مورد کوچک است اما نشان می دهد که شما می توانید انتظار این سبک مشکلات را داشته باشید و براحتی با دانستن این مسائل مذاکره را به سمت خود پیش ببرید.
